Guide: E-Rechnung empfangen und korrekt archivieren

Was heißt „E-Rechnungen empfangen“?

Beim Empfang einer E-Rechnung geht es in erster Linie um das Ankommen der Datei bei dir. Dazu zählen im zweiten Schritt allerdings auch das Öffnen der strukturierten Datei, die korrekte Weiterverarbeitung in der Buchhaltung sowie die GoBD-konforme Archivierung.

All diese Schritte werden unter dem Begriff „Empfang“ zusammengefasst, weil sie im Zusammenspiel dafür sorgen, dass du mit der E-Rechnung ordnungsgemäß umgegangen bist. Diese Anforderungen ergeben sich in Kombination direkt oder indirekt aus dem Gesetz zur E-Rechnung, das seit Januar 2025 greift.

Dass der Begriff so weit ausgedehnt wird, liegt daran, dass es sich im Umgang mit E-Rechnungen teilweise anders verhält als mit der gewohnten PDF:

• Empfangen werden E-Rechnungen und PDF noch gleich: Oft einfach per E-Mail.
• Öffnen kannst du eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ebenfalls wie eine PDF, eine E-Rechnung als sogenannte XRechnung jedoch nicht. Hier hättest du nur Computercode vor dir. Hinter der ZUGFeRD-Rechnung liegt jedoch ebenfalls ein solcher Code.
• Diese Codezeilen können durch Software ausgelesen werden. Darin stecken alle wichtigen Rechnungsinformationen für die Buchhaltung (dank des Codes immer unverfälscht).
• Die Archivierung muss nach bestimmten Regeln erfolgen, erst dann gilt der gesamte Empfang der E-Rechnung als korrekt durchgeführt.

Wenn es also um das Empfangen von E-Rechnungen geht, stehen immer auch Fragen zur Übertragung, dem Öffnen, der Verarbeitung und Archivierung im Raum.

Warum PDFs nicht mehr ausreichen

PDFs sind für Menschen gut lesbar, aber nicht im selben Maße für Maschinen bzw. Software. Selbst wenn eine Software eine PDF „scannt“, bleibt es eine große technische Herausforderung für die optische Erkennung: Wo steht der Rechnungsbetrag? Was ist die Rechnungsnummer? Wenn dann ein Hintergrund oder das Logo der Schrift in die Quere kommt, ergibt die Bilderkennung teils erhebliche Fehler.

Bei einer E-Rechnung hingegen ist jede Information klar definiert: Betrag, Datum, Steuersatz – alles ist eindeutig an der richtigen Stelle im XML-Code hinterlegt. Dadurch ist die automatische Verarbeitung praktisch fehlerfrei.

Kurz gesagt: Bei der E-Rechnung geht es nicht darum, wie eine Rechnung aussieht, sondern wie sie gelesen werden kann.

Wie empfängst du eine E-Rechnung?

Damit du eine E-Rechnung empfangen kannst, muss sie dich irgendwo erreichen. Im B2B-Bereich passiert das meistens über den klassischen Weg per E-Mail: Du bekommst eine Nachricht mit der Rechnung im Anhang.

Aber Achtung: Entscheidend ist nicht die Mail selbst, sondern die angehängte Datei. Sie enthält die eigentliche E-Rechnung, meist im Format ZUGFeRD, nach Absprache als XRechnung.

Und was passiert nach dem Empfang?

Nachdem du die strukturierte E-Rechnungsdatei erhalten hast, solltest du sie auch weiterverarbeiten und archivieren können. Das geht in einer Software für E-Rechnungen und Buchhaltung. Anschließend musst du sie GoBD-konform archivieren, also unverändert, vollständig und für die Dauer von acht Jahren aufbewahren. Auch das sollte die Software abdecken.

Diese Anforderungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) und den Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Muss ich meinem Geschäftspartner eine bestimmte E-Mail-Adresse nennen?

Ja, das ist sinnvoll und in vielen Fällen empfehlenswert. Im Rahmen des E-Rechnungsaustauschs solltest du deinem Geschäftspartner eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang mitteilen. Das hilft doppelt:

• Fehler vermeiden: So landet die Rechnung nicht irgendwo, sondern an einem klar definierten Ort.
• Verarbeitung automatisieren: Wenn du eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann sie automatisch alle Anhänge verarbeiten, die an diese Adresse gesendet werden.

Praxis-Tipp: Eine eigene Adresse wie rechnungen@deinefirma.de oder e-rechnung@... hilft dir, Ordnung zu halten und signalisiert deinem Geschäftspartner gleich, dass du E-Rechnungen korrekt empfangen kannst.

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Muss auf der E-Rechnung eine E-Mail-Adresse stehen?

Das kommt darauf an, an wen du die Rechnung sendest:

• An Behörden oder öffentliche Auftraggeber (XRechnung): Ja, hier ist die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers eine Pflichtangabe. Das schreibt die E-Rechnungsverordnung vor, damit Rückfragen eindeutig zugeordnet werden können.
• Im B2B-Bereich: Hier ist die Angabe der E-Mail-Adresse nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber oft empfohlen. Denn sie erleichtert die Kommunikation, etwa wenn es Rückfragen zur Rechnung gibt.

Kurz gesagt: Besser immer angeben – Pflicht ist sie nur bei Rechnungen an die öffentliche Hand.

Welche Formate du kennen solltest und warum das wichtig ist

Wenn du ab 2025 Rechnungen empfängst, solltest du zwei Formate kennen:

ZUGFeRD: das hybride Format für Mensch und Software

ZUGFeRD kombiniert Zweierlei: Die Datei sieht aus wie eine ganz normale PDF, beinhaltet aber im Hintergrund einen eingebetteten XML-Code. Du kannst sie also problemlos öffnen und lesen und deine Buchhaltungssoftware kann gleichzeitig alle Daten automatisiert übernehmen​.

Das macht ZUGFeRD ideal für die Rechnungsstellung im B2B. Viele Unternehmen und Dienstleister setzen auf dieses Format.

XRechnung: das behördliche Format

Die XRechnung besteht nur aus XML, also reinem Code. Sie wurde speziell für die Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Auftraggebern entwickelt​. Unternehmen dürfen es untereinander ebenfalls benutzen. Im Sinne der guten Zusammenarbeit solltest du dich mit deinen Geschäftspartnern jedoch über die Formatwahl abstimmen.

Eine XRechnung kannst du zwar öffnen, musst aber den XML-Code verstehen, um sie sinnvoll lesen zu können. Für die Betrachtung durch den Menschen ist sie nicht gedacht.

Kommen XRechnungen auch per E-Mail?

Manchmal ja, aber nicht immer. Da XRechnungen hauptsächlich bei Behörden eingesetzt werden, gelten hier strengere technische Vorgaben:

• Versand über das Peppol-Netzwerk (ein europaweiter Standard für E-Rechnungen)
• Nutzung eines zentralen Rechnungseingangsportals (z. B. bei Bundesbehörden)
• In bestimmten Fällen auch Versand per E-Mail, wenn das vom Empfänger akzeptiert wird.

E-Rechnungen korrekt archivieren

E-Rechnungen müssen nach dem Empfang GoBD-konform aufbewahrt werden, also:

• unveränderbar (revisionssicher)
• vollständig und im Originalformat
• weiterhin maschinell auswertbar
• für acht Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie erhalten worden sind.

Was muss archiviert werden?

Eine externe Festplatte oder herkömmliche Cloudspeicher wie Dropbox oder Google Drive reichen für die Archivierung nicht aus. Dort können Dateien nachträglich geändert werden, ohne dass diese Änderungen nachvollzogen werden können.

Es gibt Cloudspeicher, die diese Anforderungen erfüllen. Da E-Rechnungen jedoch immer auch direkt an die Buchhaltung gekoppelt sind, ist es einfacher, die Archivierung direkt in einer Software für E-Rechnungen mit integrierter Buchhaltung zu erledigen. Dann hast du alles an einem Ort.

Software für das Empfangen von E-Rechnungen

Eine der guten Nachrichten bei der Umstellung auf die E-Rechnung lautet, dass du dafür keine technischen Änderungen vornehmen musst: keine neuen Geräte oder Anpassungen am Netzwerk. In den meisten Fällen musst du nicht einmal etwas installieren.

Was du brauchst, ist ein Weg, E-Rechnungen zu öffnen, zu prüfen und korrekt aufzubewahren. Und genau da gibt es einfache Möglichkeiten, selbst für kleine Teams, Einzel- und Kleinunternehmer.

Deine Möglichkeiten zum Empfang von E-Rechnungen

1. Du willst eine einzelne E-Rechnung lesen:

Dann reicht ein kostenloser Online-Viewer für E-Rechnungen, wie der von sevdesk. Dort lädst du die XML-Datei hoch und kannst den Inhalt so ansehen, wie du es von einer normalen Rechnung gewohnt bist. Für XRechnungen brauchst du in jedem Fall einen Viewer oder direkt eine umfassende E-Rechnungssoftware.

Tipp: Auch ZUGFeRD-Rechnungen solltest du in einem Viewer oder Software prüfen, obwohl du diese wie eine PDF lesen kannst. Denn steuerlich gelten im Zweifelsfall die Angaben im Code, nicht die der lesbaren Ebene.

2. Du willst dauerhaft E-Rechnungen verarbeiten und ablegen:

Hier lohnt sich eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen direkt verarbeitet, also die enthaltenen Daten automatisch erkennt, Buchungsvorschläge macht und die Datei GoBD-konform archiviert. Das bedeutet: Die Rechnung wird so gespeichert, dass sie später bei einer Steuerprüfung gültig ist: unverändert, sicher, vollständig.

Ob dich die Pflicht zur E-Rechnung betrifft, findest du in unserem kostenlosen Selbsttest heraus – sofort und ohne E-Mail-Adresse. 

In sevdesk findest du alle Funktionen, die du für E-Rechnungen brauchst: Empfangen, öffnen, verarbeiten und buchen, konform archivieren, erstellen und senden. Mit der Software erfüllst du alle gesetzlichen Anforderungen – auch die, die noch kommen werden.

Direkt zu sevdesk

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Schritt für Schritt: So machst du dich für E-Rechnungen bereit

1. Prüfe: Bist du betroffen?

Wenn du Rechnungen von anderen Unternehmen bekommst und selbst Unternehmer bist, ja. Was konkret auf dich zutrifft und ab wann es gilt, findest du in unserem kostenlosen Online-Selbsttest heraus.

2. Stell dich mit einer Software gut auf

Wenn du bisher mit einem Schreibprogramm Rechnungen erstellt und anschließend eine PDF versendet hast, wird es Zeit, an eine neue Software zu denken. Eine passende E-Rechnungssoftware sorgt dafür, dass du alle gesetzlichen Forderungen korrekt erfüllen kannst. Die Software sollte:

• ZUGFeRD und XRechnungen verarbeiten
• E-Rechnungen in der Buchhaltung verarbeiten
• E-Rechnungen erstellen und versenden 

3. Archivierung sicherstellen

E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden, so will es die GoBD. Speicherorte wie Dropbox oder OneDrive reichen dafür nicht aus, weil du dort Daten nachträglich ändern könntest​. Auch diese konforme Archivierung sollte in der Software abgedeckt sein, ansonsten musst du die Archivierung gesondert gewährleisten.

→ Zur Software für E-Rechnungen, die alle Funktionen abdeckt.

Abschluss: Bereit für den Empfang von E-Rechnungen

Du musst für den Empfang einer E-Rechnung keine neue Hardware anschaffen, keinen IT-Profi beauftragen und auch keine Angst vor neuen Formaten haben. Um eine passende Software für E-Rechnungen wirst du allerdings nicht herumkommen. Mit dieser kannst du dann jede E-Rechnung öffnen, verarbeiten und korrekt archivieren. Auch das Erstellen und Versenden ist dann einfach möglich.

Zusammenfassung:

• PDF reicht nicht mehr.
• Sofern du verpflichtet bist, musst du Empfang und Archivierung sicherstellen.
• In der Regel werden dich E-Rechnungen als ZUGFeRD erreichen, seltener als XRechnung.
• Empfang und Archivierung müssen sicher und GoBD-konform sein – mit sevdesk kein Problem.

Direkt zu sevdesk

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E-Rechnung empfangen – Häufige Fragen und Antworten

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein, eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn – auch nicht, wenn sie digital verschickt wird. E-Rechnungen enthalten einen strukturierten XML-Code, der von Software automatisch ausgelesen werden kann. ZUGFeRD-Rechnungen sehen oberflächlich aus wie eine PDF, enthalten aber ebenfalls den wichtigen XML-Code.

Was mache ich, wenn ich eine Rechnung im falschen Format bekomme?

Bis Ende des Jahres 2027 gilt für viele Unternehmen in gewissen Umsatzgrenzen die Übergangsfrist, in der weiterhin Papierrechnungen versendet werden dürfen. PDF oder andere elektronische Formate (“Sonstige Rechnungen”) sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Wenn du bereits vorher echte E-Rechnungen erhalten möchtest, sprich den Absender freundlich an und bitte um eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ab 2028 darfst du nur noch echte E-Rechnungen in die Buchhaltung übernehmen.

Wie kann ich E-Rechnungen ohne Software empfangen?

Auch ohne Buchhaltungssoftware kannst du E-Rechnungen empfangen, du musst sie nur öffnen und lesen können. ZUGFeRD-Rechnungen kannst du ohne Tool öffnen und lesen. Für XRechnungen reicht zunächst ein kostenloser Online-Viewer, mit dem du die XML-Dateien anzeigen kannst. Wichtig ist: Wenn du die Rechnung weiterverarbeiten oder rechtskonform archivieren willst (oder musst), brauchst du früher oder später trotzdem eine geeignete Lösung.

Kann ich E-Rechnungen einfach per E-Mail empfangen?

Ja, im B2B-Bereich ist der Versand per E-Mail mit Anhang üblich, solange die angehängte Datei eine gültige E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung ist. Achte darauf, dass du deinem Geschäftspartner eine feste E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang gibst, damit alles korrekt ankommt und ggf. automatisiert verarbeitet werden kann.

Muss ich etwas installieren, um E-Rechnungen empfangen zu können?

Nein, sevdesk funktioniert direkt im Browser – du brauchst also weder neue Geräte noch eine lokale Installation. Auch unser Online-Viewer für E-Rechnungen lässt sich ohne Software-Installation nutzen.