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Warum gibt es die E-Rechnung Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnung soll den Geschäftsverkehr vereinfachen – auch wenn das während der Umstellungsphase weit weg erscheint. Durch die Maschinenlesbarkeit der E-Rechnung entstehen jedoch weniger Fehler bei der Verarbeitung, da alle Informationen immer eindeutig zugeordnet werden können – anders als bei einer PDF, die viel mehr Gestaltungsspielraum lässt.
Durch die Pflicht zur E-Rechnung will der Gesetzgeber außerdem den Steuerbetrug erschweren. Scheinrechnungen, abweichende Beträge oder der Betrug durch Manipulationen sollen mit der E-Rechnung ausgeräumt werden.
Gesetzliche Grundlagen und Fristen zur E-Rechnung
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zwar, aber noch nicht im vollen Ausmaß und nicht für alle. Es gibt klare Fristen, die bestimmen, ab wann du von welcher Teil-Pflicht betroffen bist.
Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht?
In diesen zeitlichen Schritten tritt die Pflicht in Deutschland in Kraft:
Ab 1. Januar 2025:
- Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig ihrer Größe.
- Wer eine Rechnung bekommt, muss sie als E-Rechnung akzeptieren können.
- Rechnungen als PDF zu versenden, ist nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig; die Papierform ist weiterhin zulässig.
Diese Pflichten gelten bis Ende 2026 unverändert.
Ab 1. Januar 2027:
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen standardmäßig E-Rechnungen versenden.
- Unternehmen mit weniger Umsatz dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDFs (mit Zustimmung des Empfängers!) nutzen.
Ab 1. Januar 2028:
- Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden – unabhängig vom Umsatz.
- Papier- und PDF-Rechnungen entfallen ab 2028 zwischen Unternehmen.
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Wer ist ab 2025 von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen:
✓ Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG, SE, KGaA)
✓ Personengesellschaften (OHG, GbR, KG, GmbH & Co. KG, PartG, PartG mbB)
✓ Einzelunternehmer & Freiberufler
Ausnahmen:
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) müssen weiterhin nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und bestimmte Rechnungen für Fahrscheine sind ebenfalls nicht betroffen.
Deine E-Rechnung Pflicht: Das solltest du jetzt tun.
- Prüfe in unserem Online-Test, ob du von der Pflicht betroffen bist und was bereits jetzt für dich gilt.
- Sorge dafür, dass du E-Rechnungen empfangen kannst. Am einfachsten geht das über die passende Software. Falls du sofort eine E-Rechnung öffnen musst, kannst du auch unseren Viewer nutzen.
- Bündle das Empfangen, Erstellen und Senden deiner E-Rechnungen sowie deine gesamte Buchhaltung in einer Software. Ohne eine Software musst du vor dem Versenden die Zustimmung deiner Kunden einholen oder ihnen eine Rechnung per Post schicken. Falls du jetzt eine E-Rechnung erstellen möchtest, kannst du dafür unseren Online-Generator nutzen.
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Verbindliche Formate der E-Rechnung
Ein einfaches PDF oder eine gescannte Papierrechnung erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Stattdessen werden die Formate ZUGFeRD und XRechnung zur Pflicht:
- XRechnung: Das Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Es enthält strukturierte Daten in XML-Form.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – Ein hybrides Format, das sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar ist.
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Diese festgelegten Formate lassen sich ausschließlich über eine passende Software erzeugen. Das Erstellen von Rechnungen in Word, Google Docs und anderen Schreibprogrammen wird dich daher nicht zu einer E-Rechnung führen.
Tipp: Wenn du jetzt eine vollwertige E-Rechnung erzeugen möchtest, hilft dir unser kostenloser Online-Generator. Wenn du die Rechnungserstellung direkt mit deiner Buchhaltung verbinden möchtest, findest du hier die passende Software dazu.
E-Rechnungen erstellen
Es ist vorteilhaft, dass E-Rechnungen nur per Software erstellt werden können. Dadurch werden einerseits die verbindlichen Formate eingehalten, andererseits stellst du sicher, dass sich alle Pflichtangaben darauf befinden.
1. Anforderungen an die Erstellung einer E-Rechnung
Um eine gültige E-Rechnung zu erstellen, muss diese die strukturierten Daten enthalten, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu gehören:
- Vollständige Rechnungsdaten gemäß § 14 UStG
- Verwendung des zulässigen Formats XRechnung oder ZUGFeRD
2. Möglichkeiten zur Erstellung
Es gibt verschiedene Wege, eine E-Rechnung zu erstellen:
- Vollwertige Software: Unsere Rechnungs- und Buchhaltungssoftware sevdesk bietet eine integrierte E-Rechnungsfunktion. Darin werden automatisch alle Pflichtangaben abgefragt und der XML-Code fehlerfrei erstellt.
- Online-Generator: In unserem kostenlosen Generator kannst du eine E-Rechnung im Browser erstellen und herunterladen.
3. Überprüfung und Versand
Vor dem Versand solltest du die erstellte E-Rechnung auf vollständige Pflichtangaben überprüfen. In sevdesk geschieht das automatisch und du erhältst eine Warnung, solange etwas fehlt.
Die fertige XML-Datei kannst du direkt aus sevdesk heraus an deine Kunden senden. Das Herunterladen und Versenden per E-Mail bleibt immer möglich, ist in sevdesk aber nicht mehr nötig. So sparst du dir diesen Umweg.
E-Rechnungen empfangen
Nicht nur das Erstellen, sondern auch der Empfang von E-Rechnungen wird anders, als es viele Unternehmer bisher gewohnt waren.
1. Anforderungen an den Empfang
Damit du eine E-Rechnung korrekt verarbeiten kannst, benötigst du:
- Ein System, mit dem du E-Rechnungen automatisiert empfangen kannst. sevdesk beinhaltet diese Funktion.
- Die Möglichkeit, die strukturierten Dateien (XML) auszulesen
- Eine Schnittstelle für den Import in deine Buchhaltungssoftware. Dies geschieht in sevdesk automatisch.
2. Verarbeitung und Archivierung
Nach dem Eingang muss die E-Rechnung geprüft und weiterverarbeitet werden. Beides funktioniert nur über eine Software. Du kannst eine E-Rechnung auch ohne Software öffnen, wirst dabei aber nur auf Codezeilen stoßen. Menschenlesbar ist der XML-Code nicht.
Zudem gelten gesetzliche Vorgaben zur Archivierung: E-Rechnungen müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren revisionssicher gespeichert werden.
Die Pflichtangaben auf einer E-Rechnung
Um steuerlich anerkannt zu werden, müssen E-Rechnungen bestimmte Angaben enthalten:
- Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
- Die Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID) des Ausstellers
- Rechnungsnummer und -Rechnungsdatum
- Exakte Liste der gelieferten Waren/Dienstleistungen
- Der Nettobetrag, der Steuersatz und die ausgewiesene Umsatzsteuer
Es ist immer unangenehm, einem Auftraggeber eine Korrekturrechnung wegen einer fehlenden Angabe zukommen lassen zu müssen. Eine passende Software sorgt dafür, dass auf deinen Rechnungen wirklich alle Angaben vorhanden sind.
Mit einer vollständigen, korrekten Rechnung aus einer Software erzeugst du einen professionellen Eindruck und sicherst dich auch rechtlich und steuerlich ab.
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Was passiert, wenn du keine E-Rechnung nutzt?
Unternehmen dürfen ab 2025 regulär E-Rechnungen versenden, auch ohne Zustimmung des Empfängers. Wenn du sie trotz Pflicht nicht empfangen und öffnen kannst, wirst du sie auch nicht bezahlen können. Aus Sicht des Rechnungsstellers ist es so, als würdest du die Rechnung ignorieren. Sicher wird dieser dann das Mahnverfahren einleiten.
Wenn du weiterhin auf PDF-Rechnungen setzt, deine Empfänger jedoch nicht zustimmen, bleibst du wahrscheinlich auf den Rechnungen sitzen. Ohne E-Rechnung kannst du dann nur Papierrechnungen versenden. Spätestens ab 2028 sind dann nur noch E-Rechnungen erlaubt und alle anderen Rechnungen werden abgewiesen.
E-Rechnung Viewer
Du hast eine E-Rechnung erhalten und kannst sie nicht öffnen, da du noch keine Software benutzt? In unserem Viewer kannst du sie dir direkt im Browser anzeigen lassen.
Auch das ist Pflicht: E-Rechnungen aufbewahren und archivieren
Mit der E-Rechnung Pflicht gelten strenge Anforderungen an die Archivierung. Unternehmen müssen ihre Rechnungen GoBD-konform aufbewahren.
Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
10 Jahre – genau wie Papierrechnungen! Unternehmen sind verpflichtet, alle Rechnungen für mindestens zehn Jahre digital aufzubewahren.
Wo müssen E-Rechnungen gespeichert werden?
- Revisionssicher und unveränderbar – du darfst eine E-Rechnung nachträglich nicht bearbeiten oder löschen.
- Elektronisches Archiv oder Cloud – die Speicherung muss GoBD-konform sein.
- Kein reiner Dateispeicher (z. B. Dropbox, OneDrive) – ein revisionssicheres Archivierungssystem ist erforderlich.
Welche Anforderungen gibt es an das Archiv?
- Zugriffsbereitschaft: Rechnungen müssen jederzeit abrufbar sein.
- Unveränderbarkeit: Es darf keine nachträglichen Änderungen geben.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff oder jede Änderung muss protokolliert werden
Zusammenfassung zur E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht bringt viele Änderungen mit sich. Die neuen Vorschriften können anfangs verunsichern. Dennoch überwiegen die positiven Veränderungen: Insgesamt werden in E-Rechnungen künftig deutlich weniger Fehler auftreten als zuvor. Die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung sind hier zusammengefasst:
- E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
- Die Erstellung kann über Buchhaltungssoftware oder ein Online-Tool erfolgen, nicht aber manuell.
- Beim Empfang von E-Rechnungen sind geeignete Systeme zur Verarbeitung und Archivierung erforderlich.
- Unternehmer, Selbstständige und Kleinunternehmer sollten sich jetzt mit der Umstellung beschäftigen, um rechtzeitig konform zu sein.
E-Rechnungspflicht – Häufige Fragen und Antworten
Darf ich weiterhin Papierrechnungen verschicken?
Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen noch erlaubt. Ab 2027 müssen größere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle.
Müssen E-Rechnungen in Papierform archiviert werden?
Eine Papierkopie ist nicht nötig – E-Rechnungen dürfen (und müssen) rein digital aufbewahrt werden.
Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht der E-Rechnung?
Wer E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert, riskiert:
- Steuerliche Sanktionen oder das Verwerfen von Betriebsausgaben
- Bußgelder bei Verstößen gegen die GoBD
- Nachforderungen vom Finanzamt bei Betriebsprüfungen
Gilt ein PDF als E-Rechnung?
Gültige Formate sind nur XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ein normales PDF ohne eingebettete XML-Daten erfüllt die Anforderungen nicht.
Muss ich meine alten Rechnungen digitalisieren?
Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur für neue Rechnungen ab dem Zeitpunkt der Einführung. Bestehende Papierrechnungen dürfen weiterhin im Archiv bleiben.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Alle E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre revisionssicher gespeichert werden. Änderungen oder Löschungen sind nicht erlaubt.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?
Ab 2028 kann eine nicht konforme Rechnung als ungültig betrachtet werden – dein Kunde darf sie dann nicht bezahlen. Zudem drohen steuerliche Sanktionen oder Nachforderungen bei einer Betriebsprüfung.
Wie trägt die E-Rechnung zur Vermeidung von Steuerbetrug bei?
E-Rechnungen können nicht nachträglich geändert oder manipuliert werden. In vielen Ländern werden sie bereits direkt an die Finanzbehörden übermittelt, um Steuerbetrug wie Umsatzsteuerkarusselle zu verhindern.
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