Die Ausnahmen der E-Rechnungspflicht: Was gilt für mich?

Was bedeutet E-Rechnungspflicht 2025?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) und wurde durch das Wachstumschancengesetz neu geregelt. Seit dem 01.01.2025 müssen bestimmte Rechnungen zwingend als strukturierte E-Rechnung im XML-Format ausgestellt werden, das heißt: maschinenlesbar, standardisiert und digital auswertbar.

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung zählt nicht mehr als E-Rechnung. Stattdessen zählt sie jetzt zu Sonstige Rechnungen.

Grundsätzlich gilt: Die neue Pflicht betrifft alle inländischen B2B-Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer ist, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Alle Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht 2025

Es gibt mehrere konkrete Situationen, in denen du 2025 nicht verpflichtet bist, E-Rechnungen zu versenden. Die Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht lauten:

1. Du rechnest nur mit Privatpersonen ab (B2C) 

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Wenn du ausschließlich an Verbraucher verkaufst bzw. Dienstleistungen erbringst, kannst du weiterhin mit PDFs oder Papierrechnungen arbeiten.

Beispiel: Du bietest Kochkurse an, bist Hundetrainer oder verkaufst 3D-gedruckte Ersatzteile für Haushaltsgeräte. Du kaufst zwar Material, Arbeitskleidung und Werkzeuge ein (und musst damit E-Rechnungen empfangen können), deine Kunden sind aber ausschließlich Privatpersonen.

2. Du stellst Rechnungen ins Ausland

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur inländische Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnest du mit Kunden in der EU oder Drittländern ab, bist du von der Pflicht zunächst nicht betroffen.

Beispiel: Du betreibst einen Online-Shop und deine Kunden stammen aus Europa, Nordamerika und einige aus Asien. Solange die jeweilige Rechnung an eine Adresse außerhalb Deutschlands gerichtet ist, musst du keine E-Rechnung schreiben. Selbst dann nicht, wenn ausländische Unternehmen bei dir bestellen.

Hinweis: Das Maßnahmenpaket ViDA wird die Stellung von E-Rechnungen in absehbarer Zeit auch europaweit zur Pflicht machen.

3. Du erbringst umsatzsteuerbefreite Leistungen

Solange du nur Leistungen erbringst, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, musst du keine E-Rechnungen stellen.

Beispiel: Wenn du als Heilpraktiker arbeitest, Arzt bist oder Grundstücke verpachtest und vermietest, entfällt die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für dich. Du kannst weiterhin PDF- oder Papierrechnungen nutzen. Erhältst du jedoch eine E-Rechnung, zum Beispiel von einem Lieferanten oder Dienstleister, musst du diese auch entsprechend öffnen, verarbeiten und archivieren können.

4. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro gilt eine Ausnahme gemäß § 33 UStDV. Diese dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden, auch an Unternehmen. Im Fall der Kleinbetragsrechnungen entfällt die E-Rechnungspflicht auch beim Empfang. Diese kannst du weiterhin als PDF oder auf Papier erhalten.

5. Fahrausweise

Fahrausweise, die als Rechnung gelten, sind ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Damit sie als vereinfachte Rechnung gelten, müssen sie den Vorschriften des § 34 UStDV entsprechen. Sie müssen also enthalten: Name und Anschrift des Verkehrsunternehmens, das Ausstellungsdatum, das Entgelt und Steuerbetrag oder Steuersatz und eine Leistungsbeschreibung (z. B. Strecke oder Zone).

Beispiele: Einzelfahrscheine, Mehrfahrtenkarten, Zeitkarten, auch Online- und Handytickets, für Fernverkehr wie die Bahn und Nahverkehr wie Busse und Tram.

6. Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind

Bestimmte öffentliche Einrichtungen und Vereine sind nicht unternehmerisch tätig. Sie besitzen daher keinen unternehmerischen Status. An sie musst du keine E-Rechnung schreiben.

Beispiel: Du reparierst die Geräte eines Turnvereins oder streichst die Fassade des Jugendhauses in deinem Stadtteil. In diesen Fällen reicht eine Papier- oder PDF-Rechnung.

7. Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben. Du darfst weiterhin wie gewohnt Rechnungen in PDF- oder Papierform verschicken. Aber Achtung: Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem. Mehr dazu weiter unten.

Beispiel: Dein Umsatz lag letztes Jahr unter 25.000 € und du rechnest nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer ab, was auch so auf deinen Rechnungen steht. Dann kannst du deine Rechnung wie gewohnt schreiben. Das gilt auch dann, wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst.

Bitte beachte: Diese Ausnahmen beziehen sich auf die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Die Empfangspflicht ist mitunter anders geregelt (siehe nächstes Kapitel).

Ausnahmen mit Ablaufdatum: Übergangsregelungen der E-Rechnungspflicht

Die Pflichten und einige der Ausnahmen sind nach Jahren gestaffelt. Hier siehst du, was sich bis 2028 schrittweise ändert.

Alle Details findest du in unserem separaten Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2025.

Empfangs- und Archivierungspflicht: Was du ab 2025 sicherstellen musst

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und archivieren zu können. Diese Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße, Umsatz oder Branche. Auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige müssen E-Rechnungen empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren.

Was bedeutet das für dich?

‍Empfang: Du musst in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen. Dafür sind zunächst keine besonderen Strukturen nötig. Es ist sogar üblich, E-Rechnungen per Mail zu versenden.

Tipp: Erstelle dir trotzdem eine feste E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang. Auf diese Weise trennst du deinen Rechnungsverkehr sauber von der anderen Kommunikation und behältst leichter den Überblick.

Wichtig, wenn du noch ohne Software unterwegs bist:
Erhaltene ZUGFeRD-Rechnungen kannst du öffnen und lesen, bindend sind aber ausschließlich die Angaben im dahinter befindlichen XML-Code. Nur diese Zahlen und Angaben gelten bei der korrekten Buchführung. Um diesen Code zu lesen, brauchst du eine Software. Gleiches gilt für XRechnungen, da diese nur aus XML-Code bestehen. Wenn du noch ohne Software bist, kannst du E-Rechnungen in unserem Viewer ansehen.

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Zum Viewer

Zur Software

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Archivierung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet:

• Unveränderbar (nachträgliche Bearbeitung nicht möglich)
• Vollständig (inklusive maschinenlesbarer XML-Daten)
• Sicher vor Verlust (z. B. regelmäßige Backups)
• Nachvollziehbar (mit Dokumentation der Zugriffe und Bearbeitungen)

Cloud-Speicher wie Dropbox oder OneDrive genügen diesen Anforderungen nicht, da dort Dateien verändert oder gelöscht werden können. Ideal für die Archivierung deiner E-Rechnungen ist eine Buchhaltungssoftware mit integrierter, revisionssicherer Archivierung.

Ausnahme oder nicht – Was du jetzt tun solltest

Ob du nun betroffen oder (noch) ausgenommen bist: Du solltest jetzt prüfen, wo du stehst, und erste Schritte einleiten:

1. Prüfen: Trifft mindestens eines dieser Kriterien auf dich zu?

• Du rechnest mit anderen Unternehmen (B2B)?
• Du machst über 800.000 Euro Umsatz?
• Du bekommst Rechnungen von anderen Unternehmen?

Wenn mindestens eines davon zutrifft, betrifft dich die E-Rechnungspflicht ganz oder teilweise, entweder beim Versand, beim Empfang oder bei der Archivierung. Ob das der Fall ist, kannst du jetzt kostenlos in unserem Online-Selbsttest herausfinden.

2. Empfangsbereitschaft herstellen

• Richte eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge ein (z. B. rechnungen@deinefirma.de)
• Prüfe, ob du ZUGFeRD/XRechnungen öffnen kannst (z. B. per Viewer oder Buchhaltungssoftware)

Sorge für eine revisionssichere Archivierung der empfangenen E-Rechnungen. Alle Informationen dazu findest du in unserem Artikel zum Empfang von E-Rechnungen.

3. Versand vorbereiten (falls bald betroffen)

• Kläre, ob deine Software gültige E-Rechnungen erzeugen kann
• Entscheide, ob du ZUGFeRD oder XRechnung verwenden möchtest
• Informiere dein Team über Format, Pflichtangaben und Abläufe

E-Rechnungspflicht Ausnahmen – Häufige Fragen und Antworten

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, als Kleinunternehmer bist du von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Du musst E-Rechnungen aber empfangen und archivieren können.

Gilt die Pflicht für E-Rechnungen an Privatkunden?

Nein, die Pflicht gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen innerhalb Deutschlands. Im B2C-Bereich kannst du weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verwenden.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei gelegentlichen Leistungen oder wenigen Rechnungen?

Ja, die Pflicht bezieht sich nicht auf die Häufigkeit, sondern auf die Art der Leistung und den Empfängerkreis. Auch einzelne Rechnungen an oder von Unternehmen unterliegen der Regelung.

Wie lange darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?

PDF-Rechnungen („sonstige Rechnungen“) darfst du noch bis max. Ende 2027 verschicken, aber nur, wenn der Rechnungsempfänger dem ausdrücklich zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 musst du dann verpflichtend strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD verschicken, wenn du Rechnungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands stellst (B2B).

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Rechnungen, die nicht den Vorgaben entsprechen, können abgelehnt werden. Zudem drohen steuerliche Nachteile und Beanstandungen bei der Steuererklärung und Betriebsprüfungen.

Muss ich zwingend XRechnung oder ZUGFeRD verwenden?

Versendete E-Rechnungen müssen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Aktuell sind das in Deutschland, insbesondere ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung.

Brauche ich spezielle Software für E-Rechnungen?

Nicht zwingend. Du kannst auch Online-Tools oder kostenlose Viewer verwenden. Wichtig ist, dass du die Formate korrekt erzeugen, lesen und GoBD-konform archivieren kannst.