Was ist eine E-Rechnung? (Erklärt in 3 Minuten)

Was ist eine E-Rechnung – einfach erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das automatisch von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden kann. E-Rechnungen gibt es in verschiedenen Formaten, die wichtigsten sind XRechnung und ZUGFeRD.

Allen gemeinsam ist der darin hinterlegte XML-Code, der sämtliche Rechnungsdaten enthält. Dieser Code ist der Kern der E-Rechnung; durch ihn kann die Rechnung von einer Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen werden.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF?

Die Rechnungsdaten der E-Rechnung können von einer Software fehlerfrei ausgelesen werden, da sie im Code der E-Rechnung liegen und dieser immer eindeutig ist. Bei einer PDF ist das nicht der Fall, da Scanprogramme die PDF wie ein Bild auslesen müssen. 

Verschiedene Schriftarten, die immer unterschiedliche Reihenfolge der Infos, verschiedene Hintergründe, Logos usw. machen es den Programmen dabei schwer. Häufig genug entstehen bei der Erkennung einer PDF Fehler. Diese müssen dann händisch korrigiert werden.

Wichtig: Bei E-Rechnungen gelten immer diejenigen Angaben, die im Code stehen. Warum das wichtig sein kann, erfährst du direkt im nächsten Kapitel

Gängige Formate der E-Rechnung

Der maschinenlesbare Code ist bei den Formaten der E-Rechnung gleich. Der wichtigste Unterschied besteht in der Lesbarkeit für dich als Betrachter:

• Format ZUGFeRD: Diese Rechnung ist eine Kombination aus PDF und dem XML-Code. Der Betrachter kann die PDF wie gewohnt lesen. Parallel dazu kann eine Software alle Informationen eindeutig dem XML-Code entnehmen. ZUGFeRD gilt als Hauptformat für B2B-Geschäfte.
• Format XRechnung: Reines XML. Die Datei lässt sich zwar öffnen, aber nicht sinnvoll lesen (außer, du verstehst den Code). Die XRechnung wird hauptsächlich für die Rechnungslegung an Behörden verwendet. Für den B2B-Rechnungsverkehr ist sie ebenfalls zugelassen und gängig.

Wichtig: Sollte es innerhalb einer ZUGFeRD-Rechnung jemals zu Abweichungen zwischen dem Code und der menschlich lesbaren Ebene kommen, gelten immer die Angaben aus dem Code als verbindlich. Auch wenn das die absolute Ausnahme sein dürfte, gehst du erst 100 % sicher, wenn du E-Rechnungen von deiner Software verarbeiten lässt, anstatt sie selbst zu prüfen.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Die fehlerfreie Maschinenlesbarkeit ist der größte Vorteil der E-Rechnung. Daraus ergeben sich viele weitere Vorteile für Unternehmer, Selbstständige und Kleinunternehmer:

• Erleichterte Verarbeitung: Erkennungsfehler sind praktisch ausgeschlossen, daher kann deine Buchhaltungssoftware mit korrekten Angaben arbeiten. Du musst nichts mehr nachbessern.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die automatische Verarbeitung kann zu schnelleren Zahlungen führen, da der Rechnungsempfänger die Angaben nicht mehr händisch prüfen muss.
• Reduzierung von Fehlern: Keine Zahlendreher, weniger Storno- und Korrekturrechnungen.
• Rechtssicherheit: E‑Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen. Keine Zweifel mehr, wie bei selbstgeschriebenen Rechnungen.

Die Pflicht zur E-Rechnung und für wen sie gilt

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen in Deutschland anderen deutschen Unternehmen E-Rechnungen senden. Parallel dazu sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wenn die öffentliche Verwaltung der Rechnungsempfänger ist, muss sogar bereits seit November 2020 eine E-Rechnung gestellt werden. Hier findest du alle Informationen zur E-Rechnungspflicht.

Das Wichtigste in Kürze:

• gilt grundsätzlich für Unternehmer jeder Größe, die im B2B-Bereich tätig sind
• zuerst musst du dafür sorgen, dass du E-Rechnungen empfangen und korrekt archivieren kannst
• Es gelten Ausnahmen, insbesondere auch für Kleinunternehmer.

Ob und von welchen Pflichten du bereits betroffen bist, kannst du in unserem online Selbsttest herausfinden.

Was du jetzt tun solltest – die nächsten Schritte

Wenn du selbst Unternehmer bist, egal welcher Größe, wirst du sehr wahrscheinlich bald die erste E-Rechnung von anderen Dienstleistern oder Unternehmen erhalten. Du brauchst daher eine Lösung, mit der du sie lesen, prüfen und archivieren kannst.

Umgekehrt darfst du seit Januar 2025 anderen Unternehmen E-Rechnungen schreiben. Was jedoch heute zunächst eine Möglichkeit ist, wächst über die nächsten Jahre schrittweise und für alle zur Pflicht, immer E-Rechnungen zu stellen. Daher ist es sinnvoll, dich frühzeitig gut aufzustellen, um rechtlich und steuerlich auf der sicheren Seite zu sein.

1. Prüfe, ob du von der Pflicht zum Empfang betroffen bist

Falls noch nicht geschehen, führe kostenlos unseren Selbsttest durch. Du erhältst das Ergebnis sofort und ohne Eingabe einer Mailadresse. Danach weißt du genau, ob und ab wann du E-Rechnungen empfangen oder senden musst.

2. Stelle dich mit einer Software sicher auf

Wenn du deine Rechnungen bisher mit Word, GoogleDocs oder einem ähnlichen Programm geschrieben und dann die PDF verschickt hast, wird es Zeit für eine E-Rechnungssoftware. In dieser sollten alle wichtigen Funktionen enthalten sein:

• Öffnen von E-Rechnungen
• Verarbeitung in der Buchhaltung
• korrekte Archivierung (GoBD-konform, sprich gesetzeskonform)
• E-Rechnungen erstellen und versenden

Wichtig: Das Aufbewahren von E-Rechnungen lokal oder gewöhnlichen Cloud-Speichern ist nicht konform.

Tipp: In der passenden Software für E-Rechnungen bist du ideal auf die E-Rechnung vorbereitet. Empfang, Archivierung, Erstellen und Versenden sind darin ebenso möglich wie die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.

Direkt zur Software

‍

Was ist eine E-Rechnung – Häufige Fragen und Antworten

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail schon eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF ist ein digitales Dokument, aber keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. E-Rechnungen enthalten zusätzlich zur PDF einen strukturierten XML-Code, den Buchhaltungsprogramme automatisiert verarbeiten können​.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, du bist zurzeit nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen auszustellen. Aber: Du musst sie empfangen, lesen und GoBD-konform archivieren können – z. B. wenn du eine Rechnung von einem Dienstleister bekommst​.

Was passiert, wenn ich als Unternehmen keine E-Rechnung ausstelle – obwohl ich müsste?

In dem Fall kann deine Rechnung vom Empfänger abgelehnt werden. Im schlimmsten Fall verzögert sich die Zahlung oder du musst die Rechnung erneut im richtigen Format schicken​.

Welche Formate gelten als „echte“ E-Rechnungen?

Offiziell anerkannt sind Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, da sie der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Eine einfache PDF gehört nicht dazu – obwohl sie digital ist​

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine lesbare PDF mit einem eingebetteten XML-Code. XRechnung besteht nur aus XML und ist nicht für Menschen lesbar – wird aber bei Behörden verwendet​. Teils auch im B2B-Bereich.

Wie finde ich heraus, ob meine Software E-Rechnungen unterstützt?

Schau in den Einstellungen deiner Buchhaltungssoftware oder frag beim Support nach, ob sie die Formate ZUGFeRD 2.1.1 oder XRechnung erzeugen und empfangen kann. Wichtig ist auch, dass die Archivierung GoBD-konform ist​.

Kann ich E-Rechnungen auch ohne Buchhaltungssoftware erstellen?

Ja, über unseren kostenlosen Generator kannst du einzelne E-Rechnungen im Browser erstellen und herunterladen.

Wie sieht eine E-Rechnung im Alltag aus – merke ich da überhaupt einen Unterschied?

Oft nicht. Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung bekommst, sieht sie aus wie eine ganz normale PDF. Der Unterschied steckt im Inneren: Die XML-Daten werden im Hintergrund von deiner Software verarbeitet – ohne dass du etwas manuell eintippen musst​.