E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was seit 2025 für dich gilt – und was nicht

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF, sondern eine strukturierte, maschinenlesbare Datei, die der EU-Norm EN 16931 entspricht. Diese Struktur sorgt dafür, dass die Rechnungsdaten automatisch von Buchhaltungs- und Finanzsystemen verarbeitet werden können.

Überblick über Formate digitaler Rechnungen:

• Papier- oder PDF-Rechnung: Nicht automatisierbar, gelten seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern zählen zu “Sonstige Formate”
• E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD: Enthält die Daten in einem XML-Format und lässt sich dadurch vollautomatisch weiterverarbeiten.

Die E-Rechnung ist bei inländischen B2B-Geschäften Pflicht – auch bei Kleinunternehmern. Keine Sorge: Zu deinen konkreten Pflichten kommen wir noch.

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Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Da sich die Pflicht zur E-Rechnung aus mehreren Aspekten zusammensetzt, lautet die korrekte Antwort: teils, teils. Aber ganz konkret:

• Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen schreiben.
• B2B-Rechnungen, z.B. von Dienstleistern, musst du jedoch empfangen können.
• Nach dem Empfang musst du E-Rechnungen korrekt archivieren können.

Bist du von der E‑Rechnungspflicht betroffen?

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Was musst du als Kleinunternehmer jetzt tun?

Sobald du Rechnungen von Unternehmen und Dienstleistern erhältst, musst du seit Januar 2025 bereit sein, diese als E-Rechnung zu empfangen. Das klappt auch per E-Mail und ist unproblematisch, solange du die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erhältst. Dieses kannst du wie eine PDF öffnen und lesen.

Erhältst du eine E-Rechnung jedoch im Format XRechnung, wirst du beim Öffnen nur auf Code-Salat blicken (sog. “XML”-Code). Um diese Rechnungen ebenfalls lesen und verarbeiten zu können, gibt es zwei Möglichkeiten: Du kannst unseren Online E-Rechnungsviewer oder eine geeignete Software nutzen.

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Wichtig: E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang unter vorgegebenen Bedingungen archiviert werden.

Wie bewahren Kleinunternehmer E-Rechnungen korrekt auf?

Durch das Bundesfinanzministerium wurde festgelegt, wie du deine erhaltenen E-Rechnungen aufbewahren musst. Die Aufbewahrungsdauer wurde auf 8 Jahre verkürzt, vorher waren es 10 Jahre.

Neu ist ebenfalls die Art und Weise der Archivierung, denn die Datei der E-Rechnung mit XML-Code muss aufbewahrt werden. Wichtig: Die Datei muss unveränderlich erhalten bleiben und die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen.

Ein einfacher Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive reicht für die Archivierung nicht aus. Das liegt daran, dass du dort alle Daten selbst ändern und löschen könntest.

Es gibt bereits Anbieter, die dir eine GoBD-konforme Archivierung garantieren. Deutlich einfacher hast du es jedoch, wenn du deine E-Rechnungen mit der Buchhaltung zusammenführst und alles innerhalb einer Software erledigst.

Tipp: In sevdesk erfolgt die GoBD-konforme Archivierung deiner E-Rechnungen automatisch.

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Welches E-Rechnungsformat müssen Kleinunternehmer nutzen?

Als Kleinunternehmer hast du wahrscheinlich zuerst beim Rechnungsempfang mit den neuen Formaten zu tun. Trotzdem ist es wichtig, die Formate zu verstehen – besonders, weil du sie benutzen darfst, wenn du möchtest. Bevor wir die Formate der E-Rechnung vorstellen, hier eine kleine Übersicht für Kleinunternehmer:

• Rechnungen, die Kleinunternehmer stellen: Papier oder PDF, an Unternehmen und Endkunden gleichermaßen, wahlweise auch E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung
• Rechnungen, die Kleinunternehmer empfangen: E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung

Tipp: Als Kleinunternehmer darfst du E-Rechnungen schreiben. Damit erleichterst du deinen Kunden die Zusammenarbeit und erhältst ggf. auch schneller dein Geld, da deine E-Rechnung automatisiert verarbeitet wird. Mehr dazu findest du im Kapitel über die Vorteile der E-Rechnung.

E-Rechnung im Format ZUGFeRD

ZUGFeRD ist das gängige E-Rechnungsformat im B2B-Bereich in Deutschland. Das Akronym steht für “Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland”. Wenn du von einem Dienstleister eine Rechnung erhältst, dann wahrscheinlich in diesem Format (XRechnungen können jedoch ebenfalls vorkommen).

ZUGFeRD kombiniert eine PDF mit dem XML-Code. Der Vorteil ist, dass die Datei sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar ist. Den XML-Code kannst du dir mit einem Online Viewer oder einer E-Rechnungssoftware anzeigen lassen.

E-Rechnung im Format X-Rechnung

Eine elektronische Rechnung im Format X-Rechnung wird hauptsächlich von der öffentlichen Verwaltung verwendet. Wenn Unternehmen vom Bund oder den Bundesländern Aufträge erhalten, dann senden sie ihre Rechnung in diesem Format. Darauf ist die XRechnung jedoch nicht beschränkt, auch Unternehmen dürfen einander XRechnungen schreiben.

Dabei handelt es sich um einen reinen XML-Code ohne visuelle Ebene. Um einzelne Informationen darin finden zu können, muss man sich sehr gut im Code auskennen. Wirklich alltagstauglich ist das nicht. Der Vorteil ist jedoch, dass sich auch hier der Code automatisiert und praktisch fehlerfrei weiterverarbeiten lässt.

Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer

Die E-Rechnung bietet unter all den Pflichten auch Vorteile. Und viele davon können auch für dich als Kleinunternehmer interessant sein:

• Schnelle Abwicklung: Digital und automatisiert.
• Neue, verlässliche Zustellungswege: E-Rechnungen lassen sich auch direkt aus der Buchhaltungssoftware an den Auftraggeber senden.
• Schnellerer Zahlungseingang: Da E-Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können, kommst du mitunter schneller an dein Geld.
• Weniger Fehler: Eine E-Rechnungssoftware warnt dich vor dem Absenden, falls noch Lücken oder Fehler vorhanden sind.

Insgesamt macht die E-Rechnung und die dahinter ablaufenden Automationen einer passenden Software die Zusammenarbeit leichter. Auch deine Buchhaltung frisst weniger Zeit als zuvor.

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Zusammenfassung: E-Rechnung für Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer müssen mit der E-Rechnung umgehen können – vor allem, wenn sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten.

• Du musst keine E-Rechnungen schreiben, darfst es aber.
• Bei Rechnungen an Endkunden bleibst du bei PDF oder Papier. ZUGFeRD ist auch möglich, solange deine Kunden nicht widersprechen.
• B2B-Rechnungen musst du empfangen und archivieren können.

All das gilt seit dem 01. Januar 2025. Um alle Pflichten und Vorteile zu kombinieren, bietet sich eine E-Rechnungssoftware an.

E-Rechnung für Kleinunternehmer – Häufige Fragen und Antworten

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist einfach nur ein digitales Abbild, lässt sich aber nicht automatisiert verarbeiten. Eine E-Rechnung ist technisch gesehen eine strukturierte XML-Datei, die von Software direkt ausgelesen werden kann – ohne den Umweg über eine Bilderkennung gehen zu müssen.

Kann ich E-Rechnungen ohne Software schreiben?

In unserem Online Generator für E-Rechnungen geht das. Beachte, dass darin zu deinem Schutz keine Daten gespeichert werden. Bei jeder weiteren Rechnung musst du alle Daten erneut eingeben.

Welche Fristen gelten für mich als Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, wenn dir jemand eine schickt.