XRechnung: Das E-Rechnungsformat für Behörden – und was du dazu wissen musst

Was ist die XRechnung? – einfach erklärt

Die XRechnung ist ein standardisiertes, rein datenbasiertes Rechnungsformat. Es wurde speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt und ist in Deutschland seit einigen Jahren Pflicht im B2G-Bereich.

Technisch basiert die XRechnung auf einer strukturierten XML-Datei, die alle relevanten Rechnungsdaten enthält – jedoch ohne visuelle Darstellung. Anders als bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gibt es keine PDF-Anzeige, sondern nur maschinenlesbare Inhalte.

Der Standard für XRechnungen legt für eine E-Rechnung folgendes fest:

• Das Format: Technischer Aufbau der Rechnung
• Die Datenstruktur: Informationen und deren Reihenfolge und Form
• Die Semantik: Inhaltliche Zuordnung der Daten auf der Rechnung (Betrag, Steuersatz usw.)

Hinweis: Unternehmen müssen seit Januar 2025 auf E‑Rechnungen umstellen. Diese Rechnungen müssen der Norm 16931 entsprechen. Die XRechnung wurde exakt darauf abgestimmt und kann somit prinzipiell in ganz Europa eingesetzt werden.

XRechnung vs. ZUGFeRD – Was ist anders?

ZUGFeRD ist das E-Rechnungsformat für den B2B-Bereich. Es kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren Daten im XML-Format. Im Gegensatz zur XRechnung haben die ZUGFeRD-Rechnungen also auch eine visuelle Ebene.

Kurz gesagt: XRechnung ist Pflicht bei Aufträgen mit der öffentlichen Hand. ZUGFeRD eignet sich für den B2B-Alltag und wird dort eingesetzt.

Unternehmen können einander ebenfalls XRechnungen senden. Das kann dann sinnvoll sein, wenn ohnehin keine Sichtprüfung durchgeführt wird und die Rechnungen ausschließlich automatisiert verarbeitet werden. In diesem Fall braucht es die visuelle Ebene der ZUGFeRD-Rechnung nicht.

Technische Grundlagen zur XRechnung – einfach erklärt

Die XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach dem Standard EN 16931. Sie enthält alle Informationen einer Rechnung (z. B. Beträge, Steuersätze, Zahlungsziel), aber in reiner Datensprache.

‍Damit das funktioniert, brauchst du:

• Eine Software, die XRechnungen im korrekten Format erzeugt
• Ein Versandverfahren, das vom Empfänger akzeptiert wird (z. B. Peppol oder E-Mail)
• Eine genaue Befüllung der Pflichtfelder
• Nur bei der Rechnungsstellung an Behörden: Leitweg-ID 

Was ist die Leitweg-ID? Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennziffer, mit der deine XRechnung direkt an die richtige Stelle innerhalb der Empfänger-Behörde geleitet wird. Sie funktioniert wie eine genaue Adresse. Du erhältst sie meistens bei Auftragserteilung von der Behörde und falls nicht, dann auf Nachfrage.

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Rechtlicher Rahmen: Wann ist XRechnung Pflicht?

Bei der Rechnungslegung an öffentliche Auftraggeber besteht seit November 2020 die Pflicht, E-Rechnungen im Format der XRechnung zu nutzen. Da sich seit Jahresbeginn 2025 die E-Rechnungspflicht schrittweise ebenfalls auf B2B-Geschäfte auswirkt, rückt in diesem Zusammenhang auch die XRechnung in neue Aufmerksamkeit. Denn seitdem dürfen auch Unternehmen XRechnungen an ihre Auftraggeber senden – und die Gegenseite muss sie empfangen und verarbeiten können.

Wer muss XRechnungen senden?

✅ Alle Unternehmen, die Aufträge von Bund, Ländern oder Kommunen erhalten

✅ Gültig für Rechnungen ab 250 €

✅ Pflicht gilt unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße

Wichtig: Bei der Rechnungslegung an deine Geschäftskunden besteht keine Pflicht zur Nutzung der XRechnung. Sie ist jedoch ein zulässiges E-Rechnungsformat dafür – genauso wie das ZUGFeRD-Format. Ob du mit E-Rechnungen umgehen können musst, erfährst du in unserem Selbsttest.

Wie wird eine XRechnung erstellt und versendet?

Hier findest du unsere Kurzanleitung dazu, wie du deine XRechnung mit einer E-Rechnung Software wie zum Beispiel sevdesk auf den Weg bringst.

Tipp vorab: Wenn du deine XRechnung an eine Behörde oder öffentliche Einrichtung senden möchtest, prüfe zuerst, ob dir die Leitweg-ID bereits mitgeteilt wurde. Oft geschieht das bei der Auftragserteilung. Wenn du sie nicht hast, beantrage sie schnellstmöglich. Für die Rechnungsstellung an ein Unternehmen (B2B) ist sie nicht nötig.

Schritt 1: Rechnung wie gewohnt erstellen

Erstelle deine Rechnung mit allen Pflichtangaben:

• Rechnungssteller und -empfänger
• Rechnungsnummer und Datum
• Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuersätze
• Zahlungsbedingungen, Bankverbindung

Wichtig: Die Daten müssen vollständig und korrekt sein – die XRechnung hat klare Validierungsregeln. Achte z. B. auf korrekte USt-ID und exakte Formatierung von Datumsfeldern.

Schritt 2: Leitweg-ID eintragen

Für die XRechnung an Behörden musst du immer auch die Leitweg-ID eintragen. Diese ID ist Pflicht – ohne sie kann deine XRechnung nicht zugestellt werden.

Trage die Leitweg-ID im entsprechenden Feld deiner Software ein – meist heißt es dort „Empfänger-ID“ oder „Leitweg-ID“.

Schritt 3: XRechnung im XML-Format exportieren

Wähle beim Speichern oder Exportieren das Format „XRechnung“ bzw. „EN 16931 XML“.

Deine Buchhaltungssoftware erzeugt nun eine strukturierte XML-Datei, die:

• alle Rechnungsdaten enthält
• nicht lesbar ist, aber maschinenverarbeitbar
• technisch den Anforderungen der E-Rechnungsverordnung entspricht.

Schritt 4: Versand über den richtigen Kanal

Prüfe, welchen Weg der Auftraggeber zum Empfang fordert. Je nach Behörde und Stelle kann das unterschiedlich sein. Auch für Versand der XRechnung an andere Unternehmen gibt es inzwischen etablierte Wege:

• Versand per E-Mail mit Anhang: Einige behördliche Empfänger akzeptieren XRechnungen auch als XML-Datei im E-Mail-Anhang. Für die Rechnungslegung an Geschäftskunden ist der Versand deiner E-Rechnung per E-Mail meist ebenfalls ein gängiger Weg.
• Versand über das Peppol-Netzwerk: Peppol ist der europäische Standard für den sicheren E-Rechnungsversand. Viele Behörden verlangen diesen Weg. Deine Software muss dafür eine Peppol-Anbindung haben.
• Zentrale Rechnungseingangsplattform nutzen: Rechnungen für Behörden mit Leitweg-ID beginnend mit “991-” kannst du hier hochladen.

Schritt 5: Bestätigung prüfen (optional)

Viele Portale oder Peppol-Anbindungen geben eine Statusmeldung zurück:

• Eingegangen
• Gültig
• Abgelehnt (mit Fehlermeldung)

Wenn du keine Rückmeldung bekommst, frag beim Empfänger nach – das ist besonders bei erstmaliger Leistungserbringung wichtig.

Tipp: In sevdesk erstellst du XRechnungen vollständig und fehlerfrei. Sie werden automatisch auf die Vollständigkeit der Pflichtangaben geprüft.

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Für wen ist XRechnung sinnvoll – und für wen nicht?

✅ Sinnvoll für dich, wenn

• du deine Rechnungen vor allem an öffentliche Auftraggeber schreibst
• du gesetzeskonform arbeiten willst
• du deine Rechnungsprozesse automatisieren möchtest

❌ (Noch) nicht sinnvoll, wenn

• du rein im B2B tätig bist
• du mit kleineren B2B-Kunden arbeitest und die Rechnungsbeträge meist unter 250 € liegen.
• du keine Software mit XRechnungsausgabe nutzt

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XRechnung auf einen Blick – und was jetzt zu tun ist

Die XRechnung ist das E-Rechnungsformat für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland – und erfüllt alle Anforderungen der EU-Norm EN 16931. Seit 2020 ist sie im Business-to-Government-Bereich (B2G) verpflichtend. Unternehmen können sie aber auch im B2B-Bereich freiwillig einsetzen – seit Januar 2025 müssen Unternehmen auf den Empfang vorbereitet sein.

Hier die wichtigsten Fakten in Kürze:

✅ Pflicht bei öffentlichen Aufträgen (Bund, Länder, Kommunen) ab 250 €

✅ Reines XML-Format – nur maschinenlesbar, nicht visuell

✅ Strukturierte Inhalte ermöglichen automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung

✅ Für B2B erlaubt, aber nicht vorgeschrieben

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XRechnung – Häufige Fragen und Antworten

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist rein maschinenlesbar (nur XML), ZUGFeRD kombiniert PDF mit eingebetteter XML. XRechnungen versendest du hauptsächlich an Behörden, ZUGFeRD-Rechnungen sind für den B2B-Bereich gedacht.

Ist eine XRechnung eine E‑Rechnung?

Ja, XRechnungen sind die deutsche Variante der E-Rechnungen für die Rechnungslegung an Behörden bzw. die öffentliche Hand. Umgekehrt ist aber nicht jede E-Rechnung eine XRechnung. Es gibt auch andere Formate.

Kann ich eine XRechnung per E-Mail schicken?

An Behörden nur bedingt. Oft verlangen öffentliche Auftraggeber spezielle Portale oder den Versand über Peppol. Frag deinen Auftraggeber vorab. Deinen Geschäftskunden kannst du XRechnungen ohne Einwilligung per E-Mail senden. Erkundige dich hier jedoch, ob eine bestimmte E-Mailadresse zum Rechnungsempfang gewünscht ist.

Welche Software brauche ich für XRechnung?

Du brauchst eine Software, die XML-Dateien nach EN 16931 erzeugen und validieren kann.

Ist die XRechnung in der EU einheitlich?

Der technische Standard basiert auf der EU-Norm EN 16931, aber jedes Land hat eigene nationale Vorgaben. Die deutsche XRechnung ist eine davon.

Was passiert, wenn ich keine XRechnung sende?

Die Rechnung kann abgelehnt werden – du bekommst dein Geld unter Umständen nicht, bis eine gültige XRechnung eingegangen ist. Sendest du eine “Sonstige Rechnung” (zumindest nach der Übergangsregelung oder ohne Zustimmung des Auftraggebers), ist diese nicht mehr ordnungsgemäß, was bedeutet, dass der Kunde keinen Vorsteuerabzug vornehmen könnte. Das wird in der Regel auf dich zurückfallen und dein Kunde wird eine korrekte E-Rechnung fordern.

Gibt es eine visuelle Vorschau?

Nein. Die XRechnung ist rein maschinell lesbar. Manche Tools bieten Vorschaufunktionen – die gehören aber nicht zur Datei selbst. Hier findest du unseren Online Viewer für E-Rechnungen.